У меня был опыт в организации конференций в Киеве, скажу это не так просто как кажется. Нужно продумать много нюансов, что бы провести все на высшем уровне. Советую сразу не тратить время на долгие поиски хорошего помещения, а доверить все это дело сервису Renty https://renty.ua/venue/kyiv-conference . Тут и цены неплохие, думаю что у вас все получится.